Was ist die Dienstleistung?

Das Projekt beginnt mit einer detaillierten Messung der Prozesse – dadurch werden die teuersten und wiederholbarsten Aktivitäten für die Robotik ausgewählt.

Im zweiten Schritt wird für die zur Automatisierung ausgewählten Prozesse eine Prozessanalyse durchgeführt, die die Grundlage für die Roboterspezifikation bildet. In der Folge schaffen wir Büroroboter in der Organisation und setzen diese um. Im Prozess der Roboterimplementierung helfen wir auch bei der Definition von Prozessänderungen (z.B. Standardisierung), die deren Automatisierung ermöglichen, wir führen Prozesse der Überwachung und Kontrolle der Roboterrichtigkeit ein, sowie wir definieren Prozessvarianten für die manuelle Bearbeitung von Fällen, die der Roboter nicht bewältigen kann, und der Aufgaben, die vor dem Start des Roboters durchgeführt werden müssen (richtige Datenaufbereitung).

Detaillierter Umfang der Dienstleistung

Schritt 1

Effektivitätsanalyse

Die Robotisierung von Prozessen ist keine einfache Angelegenheit und erfordert Auslagen für die Instandhaltung. Daher kann und sollte dies nicht in allen Bereichen des Unternehmens auf einmal geschehen. Die Prozessmessung ist eine Methode, mit der Sie Stellen für die Optimierung auswählen können. Zur Messung engagieren wir alle Mitarbeiter aus dem untersuchten Bereich der Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Durch die Prozessmessung erhalten wir Informationen über die Kosten bestimmter Maßnahmen (nicht nur derjenigen, die der Automatisierung unterliegen). Die Struktur der gemessenen Aufgaben wird zu Beginn der Phase gemeinsam mit dem Kunden festgelegt (Aufgaben werden in der Sprache der Mitarbeiter genannt) und konzentriert sich auf sich wiederholende Aufgaben, die potenziell automatisierungsfähig sind.

Die Messung dauert in der Regel 1 Monat. Unsere Methodik und Ergonomie-Werkzeuge gewährleisten die Zuverlässigkeit. Wir verfügen über mehrere unabhängige Messwerkzeuge (mobile Apps, Meldestellen für Mitarbeiter ohne Computer, Webapplikationen), die wir für den Messzeitraum mieten.

Schritt 2

Auswahl der zu optimierenden Stellen

Das Kernstück bei der Auswahl der Automatisierungsstellen sind die Ergebnisse der Prozessmessung – d.h. harte Fakten über die Kosten der im Prozess befindlichen Aktivitäten. Mit Prozessmessdaten ist es ganz einfach abzuschätzen, wie viele Stunden (= EUR / USD / ….) wir durch den Einsatz des Roboters an einem bestimmten Ort sparen werden. Die Messung wird in der Regel für eine größere Gruppe von Prozessen durchgeführt, so dass das Unternehmen eine Planungsgrundlage für die Entscheidung über Prioritäten für einen längeren Zeitraum erhält und gleichzeitig Informationen über Optimierungspotenziale erhält, die nicht automatisierbar sind und die noch verbesserungsbedürftig sind.

Für eine vorgefertigte Liste von Prozessen zur Automatisierung (ausgewählt nach den größten Einsparungen, basierend auf Messergebnissen) führen wir eine Analyse der Prozessbereitschaft zur Automatisierung durch. Wir entwickeln Handlungsbarrieren für die Robotisierung einzelner Bereiche – z.B. hohe Prozessvariabilität je nach Kunde, auf den wir keinen Einfluss haben, große Anzahl von Ausnahmen. So sind einige auch sehr teure Operationen möglicherweise nicht automatisierungsfähig.

Durch Zusammenführung beider Informationen, empfehlen wir die endgültige Liste der Maßnahmen innerhalb der Prozesse für die Automatisierung und schätzen den Nutzen. Darüber hinaus ermitteln wir Zahlangaben über den Prozess – Anzahl der Dokumente, Anzahl der Fehler, etc.

Schritt 3

Detaillierte Analyse ausgewählter Prozesse

Für jeden, in der Prozessliste als Priorität ausgewählten Prozess werden alle Prozessvarianten, Ursachen von Ausnahmesituationen und Fehlern detailliert analysiert. Wir untersuchen, was zu einer Änderung des Prozesses führen kann, die den Betrieb des Automaten stören würde. Wir erfassen eine Vielzahl von verarbeiteten Dokumenten und Berichten. Wir führen verfügbare Dokumentationen von IT-Systemen zusammen / wir erstellen sie für relevante Stellen.

Im Rahmen dieses Schrittes wird der TOBE-Prozess modelliert, der die Rolle des Automaten und, was noch wichtiger ist, Aktivitäten zur Standardisierung der Eingangsdaten für den Automaten berücksichtigt. Dabei bilden wir auch alternative / Notfallkonzepte ab („wenn der Roboter eine bestimmte Aktion nicht ausführen kann“), die eine manuelle Bedienung erfordern. Bei dieser Gelegenheit kann es eine Empfehlung geben, eine spezielle Unterstützungszelle für solche Situationen einzurichten. Wir definieren auch Änderungen in den automatisierten Steuerungsprozessen, die nun schneller auf Probleme reagieren müssen, „bevor ein Roboter weitere 1000 Aufträge falsch bearbeitet…..“.

In diesem Schritt wird eine Spezifikation der Aktivitäten des Roboters selbst erstellt, wobei der Schwerpunkt auf Selbstdiagnoseelementen liegt, die es dem Roboter ermöglicht, zu überprüfen, ob sein Betrieb korrekt ist und die Eingangsdaten die Kriterien für die Automatisierung erfüllen.

Schritt 4

Implementierung und Umsetzung von RPA- Robotern

Im Rahmen der Phase schaffen wir Roboter auf Basis der zuvor erstellten Spezifikation. Die Schritte 3 und 4 können parallel ausgeführt werden – während der Roboter für Prozess 1 implementiert wird, kann die Prozessanalyse 2 durchgeführt werden.

Wir entwickeln unsere Roboter in einem der besten Werkzeuge – UIPath oder – in einfacheren Fällen – in einer kostenlosen WorkFusion-Lösung. Gleichzeitig verfügen wir über eine eigene Office Nano Robots Lösung, die eine Automatisierung der Arbeit in MS Excel ermöglicht. Sie haben gegenüber den fortschrittlichen RPA -Plattformen den Vorteil, dass sie leicht in den Prozess „eingebunden“ werden können, um atomare einfache Benutzeroperationen zu automatisieren, ohne zusätzliche Hardware-Infrastruktur und den Kauf zusätzlicher Software, da die meisten Unternehmen MS Excel immer noch in ihren Büros verwenden. In diesem Fall ist es der Endnutzer, der die Aktion „Nanoroboter“ initiiert und sofort die Ergebnisse seiner Arbeit auswerten kann (in diesem Fall ist es einfacher, den Fehler zu diagnostizieren) und weitere Maßnahmen an den verarbeiteten Daten einzusetzen.

Produkte des Projektes

Kunden erhalten immer ein klar definiertes Paket von Serviceprodukten.

Prozess - Messergebnisse (teure Operationen)

Empfehlungen (Abschätzung der Einsparungen des Roboters, Bewertung von Risiken und Barrieren und daraus resultierend die vorgeschlagene Prioritätenliste für die Robotisierung + Auswahl der Werkzeuge, aufgegliedert nach UIPath/ WorkFusion/ Office Nano Robots)

Dokumentation der TOBE-Prozesse (Hauptprozess, Kontrolle, Umgang mit problematischen Situationen)

Implementierte Software für Roboter und/oder Nanoroboter

Service

Umsetzungsplan / Anweisungen für die Mitarbeiter

Die Form der Produkte und der Umfang der beschriebenen Dienstleistungen können in den einzelnen Projekten unterschiedlich sein – der genaue Umfang des Projektes wird immer individuell auf die Bedürfnisse eines bestimmten Kunden abgestimmt und wird im Angebot / Vertrag vor Projektbeginn exakt beschrieben.

Erzielte Vorteile

Vorteile des Einsatzes von Robotern im Büro
  • Höhere Roboterleistung (mehr Operationen zur gleichen Zeit wie der Mitarbeiter es schaffen kann)
  • Der Roboter verliert bei Müdigkeit nicht an Effizienz
  • Arbeit 24*7, kein Urlaub, kein Krankheitsurlaub
  • Roboter benötigt kein Büro, Training, Firmenwagen, HR-Unterstützung, etc
  • Die Schnelligkeit des Zugriffs auf Informationen – wenn der Datenverarbeitungsprozess „keine menschliche Arbeit erfordert“, kann er vom Roboter viel häufiger durchgeführt werden, z.B. anstelle von 1 Mal x am Monatsende – 1 Mal wöchentlich
  • Verbesserung der Datenkonsistenz zwischen den Systemen (keine Fehler bei der Datenübertragung)
  • Erhöhte Prozesskontrolle (die automatische Überwachung durch den Roboter kann viel häufiger erfolgen)
Vorteile bei der Realisierung der Dienstleistung mit uns
  • Tatsächliche Bewertung des Renditeerlöses bei der Implementierung des Roboters – dank genauer Messung der Stundenzahl im automatisierten Betrieb.
  • Reduzierung der Kosten für die Handhabung von Fehlern im Roboterbetrieb durch frühzeitige Identifizierung von Barrieren und Implementierung von Prozessüberwachungsmechanismen.
  • Verbesserung der Abläufe außerhalb der Robotereinsatzgebiete – die Ergebnisse der Prozessmessung ermöglichen es, Verbesserungen nicht nur in den für die Automatisierung vorgesehenen Prozessen einzuführen.
  • Weitblick – die Möglichkeit einer vollständigen Änderung des Prozesses, wodurch die Notwendigkeit entfällt, eine bestimmte Operation, die Kandidat für die Robotisierung zu Beginn des Projekts war, überhaupt durchzuführen (z.B. statt Rechnungen aus dem PDF-Rechnungsbild zu lesen, Implementierung des EDI-Standards zwischen regulären Vertragspartnern)