Was ist diese Dienstleistung?

Prozessmessung wird auf Grundlage der Autorenmethodik von Nova Praxis – “Total Activities Management”. Mitarbeiter der gewählten Firmenabteilungen berichten regelmäßig (1x täglich) wie viel Zeit sie den bestimmten Tätigkeiten geschenkt haben. Bei unserer Methodik brauchen Mitarbeiter Rechenschaft über den vollen Arbeitstag ablegen – also sie berichten außer über Hauptaufgaben, auch über Hilfsaufgaben (z.B. Arbeitsumgebungsorganisierung), störende Tätigkeiten (z.B. Ausfallzeit) und Teilnahme an innere Projekte. Diese Tätigkeiten sind von oben im Rahmen sog. Tätigkeitskarten, das heißt Zusammenstellung aller potenziellen Tätigkeiten am bestimmten Arbeitsplatz, die zu diesem Arbeitsplatz angepasst werden.

Bei manchen Fällen dürfen Mitarbeiter die Messung nicht selbständig machen. In solcher Situation wird die Messung mit Beobachtungsmethode durch an den Arbeitsplatz delegierte qualifizierte Analytiker unseres Unternehmens durchgeführt. Berichtgrundlagen und Tätigkeitskarten sind in diesem Fall gleich, wie bei selbständiger Messung. Es ändert sich lediglich der Betreiber, der die Daten einträgt. Es werden dabei die gleichen Apps, die bei selbständiger Messung genutzt – sie ersetzen erfolgreich Stoppuhren und ermöglichen eine Online-Datenanalyse und mindern Kosten der Messergebnisbearbeitung.

Detaillierter Leistungsumfang

Schritt 1

Erstellung einer Tätigkeitskarte

Tätigkeitskarten (auf welche man die Arbeit registrieren kann) werden durch Analytiker der Firma Nova Praxis gemeinsam mit Kundenmitarbeitern im Rahmen des Projektanfangsstadiums erstellt. In diesem Stadium werden die Tätigkeiten der Mitarbeiter identifiziert. Diese Tätigkeiten werden demnächst in Prozesse gruppiert und auf entsprechende „Tätigkeitskarten“ umgewandelt. Sie werden gleichzeitig Ausgangspunkt für unsere Prozessanalyse.

Kundenteilnahme ist an dieser Stufe sehr wichtig – Messgrundlage sind einzigartige Tätigkeiten der bestimmten Unternehmen. Wir nutzen nie allgemeine Tätigkeitskarten, weil die Aufgaben und Probleme bei jedem Unternehmen anders sind. Es ist auch wichtig, dass die Mitarbeiter die Aufgaben mit eigenen Worten bezeichnen, es ist ihnen dann leichter, ihren Zeitaufwand zu berichten, weil sie gut verstehen, was der bestimmte Aufgabenname bedeutet.

Unsere entwickelte Methodik Total Activities Management bestimmt Richtlinien, die schon in dieser Stufe Verschwendungen in den Prozessen entdecken und damit verbundene Aktivitäten auf der Tätigkeitskarte eingetragen werden (Ausfallszeiten, Selbstschulungen, Unterstützung von anderen Mitarbeitern, Innenprozesse, Teilnahme an „adhoc“-Meetings etc.). Das ermöglicht die Messung nicht nur dieser zu erfüllenden Aufgaben, aber auch dieser, die keine Wertschöpfung generieren. Durchschnittliche Tätigkeitskarte des Mitarbeiters beinhaltet 100 – 200 Aufgaben, wobei berichtet ein Mitarbeiter am bestimmten Tag durchschnittlich 7-8 Aufgaben (das dauert ca. 5 Minuten).

Schritt 2A

Messung im Büro

Das Berichten erfolgt über gerichtetes informatisches System (im Projekt zur Verfügung gestellt), welches Zeitmeldung, Aufgabenverteilung und Aufgabenabrechnung überwacht. In der typischen Auffassung (Büroprozessmessung) – berichten den Zeitaufwand alle Mitarbeiter der projektbetroffenen Abteilungen – für unsere Methodik ist die Arbeit auf der großen „Datenprobe“ wesentlich, damit in einem durchschnittlichen Projekt führen wir Messungen betr. > 100 Personen. Um ein maßgebliches Bild der Aktivitäten von den Mitarbeitern zu sichern, dauert die Messung meistens 2 Monate. So lange Dauer richtet sich nach Art der Büroarbeit, wo die realisierten Aufgaben oft zu den Zeiträumen im Laufe eines Monats gehören (z.B.: Verkaufsabteilung stellt Rechnungen meistens am Ende des Monats und Personalabteilung macht Lohnabrechnungen bis zum 10. Des nächsten Monats). Es ist zu vermerken, dass mit dieser Methode bildet der Messungsergebnis ein großer Datenbestand betr. ausgeführte Aktivitäten (meistens Zigtausende Eintragungen) – es ist eine Analyse der allgemeinen Kosten der Prozesse möglich, aber auch Zugang zu den einzelnen Aktivitäten von bestimmten Mitarbeitern im Laufe eines Tages. Mitarbeiter können Zeitaufwand einmalig am Ende des Tages (oder am Anfang des nächsten Tages) berichten oder ihn auf dem Laufenden eintragen.

Schritt 2B

Messung der Arbeiter (Produktion/Logistik)

Bei den Arbeitern, die ziemlich wiederholbare Tätigkeiten ausüben (z.B.: Produktion/Logistik), ist die Messung etwas einfacher. Das Messungsprinzip bleibt gleich wie bei Büroprozessen (Mitarbeiter berichten den Zeitaufwand selbst), wobei der Messungszeitraum viel kürzer ist (z.B. 1 Woche), weil die Arbeit viel mehr wiederholbar ist. Tätigkeitsmeldung erfolgt für Elementartätigkeiten wie Entladezeit, Zeit der Dokumentensuche, Zeit für Vorbereitung der Bewehrung usw. Wegen Wiederholbarkeit ist die Messungsdurchführung bei so großen Arbeiterprobe nicht mehr verlangt ist – es ist oft eine Probe 10-20% der Mitarbeiter von einer Einheit.

Weil die Arbeiter oft keinen Zugang zu Computer haben, werden entsprechende Messstationen genutzt (Lösungen mit Apps für Tablet mit einfachem Nutzerinterface – mehr im Kapitel „Geräte für Prozessmessungsnutzung“). Solche Geräte werden für die Messungsdauer zur Verfügung gestellt und können durch Mitarbeiter zusammengenutzt werden. Was ist wichtig, gehen die Messungsergebnisse online zum Server ein und können auf dem Laufenden geprüft werden.

Schritt 2C

Messung durch Beobachtung

In manchen Fällen kann die Messung nicht selbständig durch Mitarbeiter durchgeführt werden oder betrifft die Messung Tätigkeiten der Geschäftspartner/ Kunden, die zu berichten nicht verpflichtet werden dürfen. Beispiele dieser Situationen sind Tätigkeiten der Mitarbeiter von Kundenbetreuung, die ständig Kunden betreuen und dürfen nicht ihre Arbeit unterbrechen, um die Aufgaben zu notieren. Anderes Beispiel ist Stundennachweis bei Fahrten und Ladungen von LKWs bei den großen Umschlagstellen. In dieser Situation wird die Messung mit Beobachtungsmethode durch an den Arbeitsplatz delegierte qualifizierte Analytiker unseres Unternehmens durchgeführt. Berichtgrundlagen und Tätigkeitskarten sind in diesem Fall gleich, wie bei selbständiger Messung. Es ändert sich lediglich der Betreiber, der die Daten einträgt. Es werden dabei die gleichen Apps, die bei selbständiger Messung genutzt – sie ersetzen erfolgreich Stoppuhren und ermöglichen eine Online-Datenanalyse und mindern Kosten der Messergebnisbearbeitung.

Schritt 3

Datensammlung

Unerlässliches Element für Prozessmessung sind effektive informatische Geräte. Am wichtigsten ist die Einfachheit und Ergonomie der Geräte. Es dient alles dazu, dass das Engagement der Mitarbeiter in die Messung maximal gemindert wird. Hauptgerät zur Prozessmessung ist das moderne System, welches in „Cloud“ als WWW-App zur Verfügung steht. Es ist so ergonomisch, dass die Daten sofort nach Eintragung sich in Datenbank befinden – alles erfolgt online und kann sofort analysiert werden. Eine im System eingesetzte Funktionsmenge beschränkt Manipulationsmöglichkeit beim Berichten, u.a. Berichtbestätigung, genaue Loge von Änderungen der Stundenplanung, Vergleichsanalysen. Den Außenmitarbeitern steht mobiles Interface zur Verfügung, welches zu Smartphones angepasst ist. Das ist ein entsprechendes Tool z.B. für Verkaufsmitarbeiter/ Wirtschaftsprüfer, die „außen“ arbeiten.

Den Mitarbeiter, die keinen ständigen Zugang zum Computer haben, stehen entsprechende Messstationen zur Verfügung. Das sind Geräte auf Basis von Tablets, kontaktlose Sender (iBeacon) und spezielles Software PraxiTimer, welches das Berichten durch kontaktloses Interface ermöglicht. Die Messstationen können gleichzeitig durch mehrere Mitarbeiter genutzt werden. Bei dem Gerät braucht man nicht bei jedem Berichtsendung zu App einloggen- stattdessen werden die Mitarbeiter durch kabellose Sender identifiziert, die den Mitarbeitern, die an die Messung teilnehmen, verteilt werden. Alle durch uns verteilten Geräte funktionieren gemäß einem Prinzip – die Daten werden auf dem Laufenden zum Server weitergeleitet. Alle Geräte berichten die Zeiten an die gleiche Datenbank, was ihre gemeinsame Analyse ermöglicht.

Schritt 4

Objektivität der Messung

Die Aufsicht ist sehr wichtig bei Messungsqualität – Prozessmessung wird täglich überwacht durch die Mitarbeiter von Nova Praxis, und die Arbeitsstundennachweise, die zweifelhaft sind, werden regelmäßig mit den berichtenden Mitarbeitern besprochen. Es wird nicht nur Berichtabgabe überwacht, sondern auch ihre Qualität (Genauigkeit, Übereinstimmung mit den Regeln der Tätigkeitskarten).

Während der Messung klären die Mitarbeiter von Nova Praxis auf dem Laufenden Bedenken an erhaltene Ergebnisse (z.B. die Stundenabweichungen werden geklärt, zu allgemeine Berichte usw.). Regelmäßige Maßnahmen sind dank Online-Wirkung der Geräte möglich – jeder Bericht des Mitarbeiters befindet sich sofort in der Systemdatenbank, die in einem Cloud aufbewahrt ist.

Auf Qualität der abgegebenen Berichte beeinflusst auch die Einstellung der Mitarbeiter, die mit der Messung umgefasst werden – sie werden unterrichtet, dass die durch uns beschriebene Methodik ist nicht gegen einzelnen Mitarbeiter, der den Arbeitsbericht abgibt, sondern es handelt sich um die Prozesse/ Projekte, die vielleicht überhaupt nicht nötig wären oder die weitgehend nicht effektiv ausgeübt werden. Aber darüber entscheidet meistens nicht der Mitarbeiter selbst, sondern seine Vorgesetzte oder Vorgänger.

Über die endgültige Datenqualität entscheiden auch manche Algorithmen, die auf „fraud detection“-Mechanismen basieren. Sie erlauben die verdächtig aussehenden Zeitaufwandberichte entdecken, die nicht sorgfältig übertragen werden können.

Schritt 5

Messungsmanagement

Wir verfügen über Autor-Unterstützungsmaßnahmen. Damit sind wir im Stande, die Messung reibungslos zu überwachen und sofort rekonfigurieren, gleichzeitig für zig Mitarbeiter. Alle Messungsdaten werden in einem „Cloud“ aufbewahrt, auf den entsprechend geschützten Servern. Die Server befinden sich in der Europäischen Union, dadurch die angewandten Sicherungen den Datenschutzvoraussetzungen entsprechen.

Alle Messergebnisse werden durch Fachleute von Nova Praxis analysiert und es wird ein Sonderbericht von Prozessmessung erstellt. Er beinhaltet die ganze Informationsmenge über tatsächliche Kosten der ganzen Prozesse, aber auch der einzelnen Tätigkeiten. Das selbst ist schon eine wertvolle Information, die hilft dem Unternehmen, die Stellen der Missbräuche und Effektivitätsverlust zu entdecken.

Bei den kompletten Prozessoptimierungsprojekten werden die Messungsdaten mit den Ergebnissen der genauen Prozessanalyse und mit den KPI-Daten der von Kunden erhaltenen Prozesse verglichen. Auf dieser Basis werden Verbesserungsempfehlungen entwickelt. Was auch wichtig ist – Prozessmessung erlaubt genau die Ersparnisse von den weiteren empfohlenen Ersparnissen zu schätzen, die man als gesparte Stunden oder in Zloty darstellen kann.

Produkte des Projektes

Kunden erhalten immer ein klar definiertes Paket von Serviceprodukten.

Service

Abschlussbericht - Zusammenfassung der Ergebnisse der durchgeführten Untersuchung (bei ständiger Messung - monatlich vorzulegen)

Präsentation des Berichts an die Geschäftsleitung

Messdatenquellen

Die Form der Produkte und der Umfang der beschriebenen Dienstleistungen können in den einzelnen Projekten unterschiedlich sein – der genaue Umfang des Projektes wird immer individuell auf die Bedürfnisse eines bestimmten Kunden abgestimmt und wird im Angebot / Vertrag vor Projektbeginn exakt beschrieben.

Erzielte Vorteile

Leistungsprüfung – einmalig
  • Umfang des Zeitaufwands für unproduktive Aufgaben (z.B. Fehlerkorrektur, Ermittlung fehlender Informationen)
  • Kosten für das Nichtbestehen eines integrierten Systems – Kosten für die Übertragung von Daten, die Recherche nach Informationen in mehreren Quellen
  • Übermäßige Rotationskosten – Zeitaufwand für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Coaching durch alte Mitarbeiter
  • Kosten für die Papierverwendung im Unternehmen
  • Tatsächliche Kosten des Produktservice ( nach dem Verkauf)
  • Reise- und Meetingskosten……. und vieles, vieles andere mehr…….
Effektivitätssprüfung – kontinuierliche Messung
  • Möglichkeit der aktuellen Bewertung der Auswirkungen von umgesetzten organisatorischen / geschäftlichen Veränderungen auf die Arbeitskosten in den beteiligten Prozessen
  • Innovativer Ansatz bei der Verwaltungskostenabrechnung (KOZ) – administrative Abteilungen rechnen mit Geschäftseinheiten „nach Ist-Stunden“ und nicht nach vereinfachten Verteilungsschlüsseln ab.
  • Die regelmäßige Messung und Abrechnung der Kosten schafft ein Verantwortungsbewusstsein für die Arbeitskosten der Mitarbeiter – es entsteht eine Kultur der Arbeitszeitersparnis.

20% ! …. so viel Zeit kann nicht effizient genutzt werden. Und wie ist es in Ihrem Unternehmen?

Die Einführung von permanenten Messungen schafft eine Kultur der „Arbeitszeitersparnis“ – wir haben es „Ökologie der Arbeitszeit“ genannt.